Privacybeleid Fondsenwerving

Privacybeleid Fondsenwerving

Damiaanactie respecteert uw privacy. In het licht van de nieuwe Europese reglementering inzake bescherming van persoonsgegevens die op 25 mei 2018 van kracht wordt, willen wij iedereen die wij contacteren voor fondsenwerving informeren over hoe wij hun persoonsgegevens gebruiken. Indien u vragen of opmerkingen heeft, kan u ons steeds contacteren.

1. Wat zijn “persoonsgegevens”, wat betekent “verwerking van persoonsgegevens” en wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

“Persoonsgegevens” zijn alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare persoon.
Onder “verwerking van persoonsgegevens” verstaan we elke bewerking van persoonsgegevens, zoals onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van persoonsgegevens.
De verwerkingsverantwoordelijke voor de fondsenwerving is Damiaanactie vzw, gevestigd te Leopold II-laan 263, 1081 Koekelberg, en ingeschreven bij de KBO onder nummer 0406.694.670. De functionaris voor de gegevensbescherming (uit het Engels, “Data Protection Officer” of “DPO”) kan gecontacteerd worden via info [at] damiaanactie.be

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij in het kader van onze fondsenwervingscampagnes?

Wij verwerken:
- contactgegevens (naam, adres, aanspreektitel, geslacht);
- e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum (als deze informatie ons wordt bezorgd) en persoonlijke voorkeuren van alle personen die ons een gift overmaken of interesse tonen voor onze activiteiten (tenzij men dat niet wenst, zie punt 5);
- voor welke fondsenwervingscampagnes of activiteiten we iemand contacteerden;
- informatie over ontvangen giften (datum, bedrag, rekeningnummer, eventuele domiciliëring, enz.) en de afhandeling ervan (de historiek van uw giften en eventueel informatie nodig voor het bezorgen van fiscale attesten).

Deze informatie gebruiken we voor toekomstige fondsenwervingsacties.

Wij kunnen ook andere informatie verwerken die u ons spontaan zou bezorgen, zoals uw feedback over onze organisatie of over bepaalde van onze activiteiten of campagnes.

Soms huren we adresbestanden van derde partijen voor een specifieke fondsenwervingscampagne. In dat geval gebruiken we de persoonsgegevens enkel voor die campagne en worden uw gegevens alleen opgeslagen als u een gift doet ten gevolge van die campagne.

3. Waarvoor en hoe gebruiken wij persoonsgegevens?

Uw gegevens worden enkel verwerkt om u te informeren over onze activiteiten en over wat wij met uw giften doen, voor fondsenwerving, en voor de administratieve afhandeling van uw gift - inclusief het eventueel bezorgen van het fiscaal attest. In het kader van fondsenwervingscampagnes contacteren wij u in principe via gewone post of telefonische oproepen (tenzij u zich inschreef op de bel-me-niet-meer-lijst).

Zonder dat u ons de nodige persoonsgegevens bezorgt, bijvoorbeeld door het invullen van een formulier of op enige andere wijze, kan uw gift en/of het bezorgen van een fiscaal attest niet correct behandeld worden.

Soms schrijven wij voor fondsenwervingscampagnes enkel personen aan op basis van specifieke profielen, zoals de gifthistoriek, de leeftijd of persoonlijke voorkeuren.

De verwerking van uw gegevens voor verdere fondsenwervingscampagnes is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van Damiaanactie vermits het voor de financiering van goede doelen nodig is om aan fondsenwerving te doen; dit bevordert de non-profit doelstellingen van onze organisatie. Nadat u een gift heeft gedaan aan onze organisatie, worden uw gegevens voor de correcte afhandeling van deze gift (registratie, verwerking, fiscaal attest, eventuele domiciliëring) gebruikt op basis van de noodzaak voor de uitvoering van onze overeenkomst, evenals op basis van ons gerechtvaardigd belang om de gift op correcte wijze te verwerken.

4. Gebruiken wij dienstverleners voor het gebruik van persoonsgegevens?

Damiaanactie voorziet zelf in de verwerking van de persoonsgegevens maar doet soms ook beroep op dienstverleners die uw gegevens onder onze verantwoordelijkheid gebruiken (zogenaamde “verwerkers”) en voorzien in de opvolging van fondsenwervingscampagnes. Wij zien erop toe dat de dienstverleners op wie wij een beroep doen de nodige beschermingsmaatregelen in acht nemen voor een veilige en correcte verwerking van uw gegevens en dat zij hun verplichtingen onder de toepasselijke wetgeving nakomen.

Uw gegevens worden gehost door IFunds Belgium (Vrijwilligerslaan 19, 1160 Brussel) via diens databaseprogramma. Ifunds Belgium waakt over de goede werking van deze software en zorgt voor regelmatige updates. Geen enkele andere klant van IFunds heeft toegang tot de gegevens van Damiaanactie.

Uw gegevens kunnen eveneens worden doorgegeven aan derden buiten onze organisatie wanneer dat nodig is voor de behandeling van uw gift en/of de fiscale gevolgen ervan (bijvoorbeeld banken en de fiscale overheid voor het overhandigen van fiscale attesten) of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zouden zijn.

5. Wat zijn uw rechten en hoe kan u die uitoefenen?

Indien uw persoonsgegevens in onze databank worden verwerkt onder onze verantwoordelijkheid, kan u deze inkijken of laten verbeteren. U kan ze ook laten verwijderen; In dit geval bewaren wij uw gegevens enkel zodat wij kunnen bijhouden dat u niet meer wenst gecontacteerd te worden, of we anonimiseren uw gegevens vanaf de wettelijke termijn bepaald door de Belastingdienst. U kunt zich ook verzetten tegen een verwerking van uw gegevens of vragen om deze te beperken. Voorts kunt u binnen de wettelijke voorwaarden vragen uw gegevens te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare vorm die leesbaar is door een machine.

U kan uw rechten uitoefenen door het sturen van een brief met een kopie van uw identiteitsbewijs of van een ander stuk dat uw identiteit bewijst, naar het bovengenoemd e-mailadres. Of door dit formulier te gebruiken.

U heeft met betrekking tot de verwerking van uw gegevens eveneens het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, met zetel te B-1000 Brussel, Drukpersstraat 35, via een brief naar dit adres of via e-mail naar commission [at] privacycommission.be.

6. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Indien wij u als potentieel donateur aanschrijven en u doet geen gift, worden uw gegevens niet verder door ons verwerkt. Indien u ons een gift heeft gedaan, verwerken wij uw gegevens verder voor onze fondsenwerving. We bewaren de gegevens tot 15 jaar na uw laatste gift of nadat u op enige andere wijze actief uw interesse in onze organisatie heeft getoond (of langer indien wettelijk verplicht volgens de fiscale wetgeving).

Wij zullen de gegevens natuurlijk niet langer gebruiken indien u ons laat weten dat u dat niet meer wenst. Gegevens m.b.t. de uitreiking van fiscale attesten zullen minimaal bijgehouden worden zo lang als wettelijk vereist is.

7. Hoe bekwamen wij uw contactgegevens?

Wij bekwamen uw contactgegevens doordat:
- u in het verleden reeds een gift heeft gedaan voor onze organisatie en daarom werd opgenomen in ons bestand;
of
- u op enige wijze heeft aangegeven dat u door ons gecontacteerd wenst te worden (bijvoorbeeld via het invullen van een formulier op onze website of op een evenement of manifestatie)
- wij uw gegevens ontvingen in het kader van de verstrekking aan een derde via onze partner DSC n.v. (Victor Rauterstraat 33, 1070 Brussel) voor een specifieke fondsenwervingscampagne. De gegevens van deze derde kunnen verkregen worden op aanvraag bij DSC, en dat per post of via mail donateurs [at] dsc.be.

8. Geven wij uw persoonsgegevens door aan andere non-profit organisaties?

Hoewel er soms om gevraagd wordt, maakt Damiaanactie er een erezaak van om de gegevens van haar donateurs niet te verhuren, uit te wisselen of te verkopen aan welke organisatie dan ook. Dit om de geloofwaardigheid van de organisatie en de vertrouwensband met haar donateurs te verzekeren.

Wil je iets kwijt over dit artikel of heb je een vraag?

Laat het ons weten